Chatbots im Recruiting: Effiziente Personalbeschaffung durch Automatisierung

Inhaltsverzeichnis

Über diesen Guide

Ein Chatbot, der mit potenziellen Bewerbern chattet, sie über Stellenausschreibungen informiert und ihnen Fragen über den Bewerbungsprozess beantwortet, mag vor einigen Jahren noch unvorstellbar gewesen sein. Heutzutage ist es gängige Praxis, einen KI-Chatbot im Recruiting als zusätzliche Unterstützung für die Personalabteilung einzusetzen. Grund dafür sind Vorteile wie eine optimierte Kandidatenerfahrung, eine effizientere Bewerbersuche, ein besseres Markenimage und die Entlastung des Recruiting-Teams. Dieser Lexikon-Artikel beleuchtet die Einsatzgebiete, Anwendungsbeispiele, Vorteile und Grenzen von Chatbots in der Mitarbeitergewinnung. Erhalten Sie einen Überblick über die besten Recruiting-Chatbots sowie wertvolle Tipps für den Einsatz eines KI-Chatbots in der Personalbeschaffung.

Was ist ein Recruiting-Chatbot?

Bei einem Recruiting-Chatbot handelt es sich um eine Software, die den Prozess der Personalbeschaffung in Unternehmen unterstützt und optimiert. Besonders beliebt sind hierbei vor allem Chatbots, die auf Künstlicher Intelligenz und der dazugehörigen Technologie Natural Language Processing (NLP) basieren. Diese ermöglichen es, mit Bewerbern in Echtzeit zu kommunizieren und die einzelnen Schritte der Mitarbeitergewinnung zu automatisieren. So sind Recruiting-Chatbots unter anderem dazu in der Lage, potenziellen Bewerbenden Fragen zu offenen Stellen zu beantworten, Kandidaten vor zu qualifizieren oder Feedback einzuholen.

Wie werden Chatbots im Recruiting eingesetzt?

Immer mehr Unternehmen aller Art aus verschiedenen Branchen erkennen den Mehrwert, den Chatbots im Bereich Recruiting bieten können. Besonders in Zeiten, in denen hohe Bewerberzahlen eine Rolle spielen und vor dem Hintergrund, dass immer mehr Teilbereiche des Recruitings digitalisiert werden, bietet sich der Einsatz eines KI-Chatbots für die Mitarbeitergewinnung an. Unter anderem folgende Aufgabenbereiche haben sich im Recruiting für eine Chatbot-Implementierung bewährt:

Einsatzbereiche von Recruiting-Chatbots

Bewerberkommunikation und -betreuung

Erste Kontaktaufnahme: Ein Chatbot kann als erster Kontaktpunkt zur Seite stehen und Fragen über Stellenangebote und die Firma automatisiert beantworten.‍
FAQ-Automatisierung: Auch wiederkehrende Fragen zum Bewerbungsprozess, zu den Arbeitszeiten, zur Unternehmenskultur oder den Mitarbeitervorteilen kann ein Chatbot 24/7 bearbeiten.
‍Terminkoordination: Bewerbungsprozesse bestehen häufig aus verschiedenen Schritten (Vor- und Auswahlgespräche, Assessment Center, Tests, etc.), für deren zeitintensive Terminvereinbarung ein Chatbot wie gemacht ist.

Bewerbungsprozess

Vorqualifizierung von Bewerbungen: Ein KI-Chatbot ist in der Lage, Bewerber durch die erste Bewerbungsphase zu leiten, allgemeine Informationen sammeln und die Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerberin für die Anstellung vorab einschätzen.‍
Lebenslauf-Screening: Recruiter verbringen aus Zeitgründen oft nur wenige Sekunden mit dem Screening von CVs. Hier kann ein Chatbot unterstützen, indem er Lebensläufe z.B. nach bestimmten Schlagwörtern durchsucht.

Onboarding

Ressourcenverwaltung und Informationsbereitstellung: Beginnt ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin bei einem Unternehmen, sollten diese erst einmal mit den grundlegenden Informationen über die Firma und ihre jeweilige Abteilung informiert werden. Dank eines Chatbots ist es möglich, diese Ressourcen und Dokumente automatisiert zur Verfügung zu stellen. Um ein rundum effektives Wissensmanagement zu gewährleisten, könnte auch eine Kombination aus Chatbot und Wissensdatenbank interessant sein. Mehr Informationen hierzu finden Sie in unserem Artikel Wissensdatenbanken: Das Rückgrat moderner Unternehmen.‍
Einarbeitungsfragen: Neben den allgemeinen Firmendaten sollten neue Mitarbeitende außerdem über wichtige HR-Themen, wie Urlaub, Krankheitstage, Home Office oder andere Bereiche aufgeklärt werden. Dies sind wiederkehrende Fragen, die Recruitern oft wertvolle Zeit kosten. Der Einsatz eines Chatbots lohnt sich, um das Team zu entlasten und Prozesse zu beschleunigen.

Kandidatenbindung

Follow-up: Nach dem Bewerbungsgespräch ist vor dem Bewerbungsgespräch: Um den Kontakt mit den Kandidaten auch nach einem Vorstellungsgespräch aufrechtzuerhalten, kann ein Chatbot auch danach mit ihnen kommunizieren und sie über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden halten.‍
Feedback: Nicht nur Kandidaten sollten Rückmeldungen zu ihrer Eignung für eine gewisse Position erhalten, sondern auch Unternehmen können von dem Feedback von Bewerbenden profitieren. Der Chatbot kann beispielsweise erfragen, wie sie den Bewerbungsprozess empfunden haben und welche Dinge verbessert werden könnten. So können Unternehmen ihr Recruiting stets optimieren.

Stellenangebote und Marketing

Verbreitung von Stellenanzeigen: Basierend auf dem Profil eines Kandidaten bzw. einer Kandidatin kann der Chatbot gezielt passende Stellenangebote empfehlen und dabei helfen, die richtigen Anzeigen zu finden.
‍Integration in Social-Media-Plattformen: Neben klassischen Plattformen wie Indeed oder Stepstone werden auch Social-Media-Kanäle wie LinkedIn oder Instagram immer wichtiger für die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen. Mithilfe von Integrationen können Chatbot und Social-Media-Tool miteinander verbunden werden, sodass der Chatbot direkt in dem sozialen Netzwerk, in dem Kandidaten die Anzeigen gefunden haben, Fragen beantworten kann.

Analyse von Bewerbungsdaten‍

‍Analyse von Bewerbungsdaten: Indem der Chatbot Bewerbungsdaten und Konversationen analysiert, kann er Trends identifizieren und Insights geben, die für zukünftige Personalgewinnungsstrategien hilfreich sein könnten.

Alle Einsatzbereiche von Recruiting-Chatbots im Überblick: Bewerberkommunikation und -betreuung, Bewerbungsprozess, Onboarding, Kandidatenbindung, Stellenangebote und Marketing, Analyse von Bewerbungsdaten — *Alle Einsatzbereiche von Recruiting-Chatbots im Überblick*

Use-Cases

Diese Unternehmen wenden Chatbots im Recruiting an

IKEA: Wer sich auf einen Job bei IKEA Schweiz bewerben möchte, der kann dies inzwischen über den IKEA-Job-Bot Berta tun. Über einen QR-Code können sich Kandidaten hier direkt über WhatsApp bewerben, personalisierte Jobanzeigen erhalten und sich über IKEA als Arbeitgeber informieren.‍
McDonald’s: Die Fast-Food-Kette McDonald’s nutzt Künstliche Intelligenz ebenfalls in ihrem Recruitingprozess. Zusätzlich zur Bereitstellung von Stellenanzeigen beantwortet der Chatbot Olivia automatisiert Fragen über die Mitarbeitervorteile bei McDonald’s, die Aufstiegsmöglichkeiten sowie die Unternehmenskultur.
‍PepsiCo: Auch der US-amerikanische Konkurrent von Coca Cola, PepsiCo, hat auf seiner Karriereseite einen digitalen Assistenten namens Chester Cheetah integriert. Dieser bearbeitet sowohl Anfragen zum Thema Karriere bei PepsiCo als auch zur Firma selbst.

Bestpractice KI-Chatbot im Recruiting: moinAI x Hays

Als international tätiger Personaldienstleister mit über 13.000 Mitarbeitenden weltweit und über 25 Standorten alleine in Deutschland ist Hays tagtäglich mit der Rekrutierung und Vermittlung vielzähliger Fach- und Führungskräfte betraut.

Der moinAI Chatbot ist bei Hays bereits seit längerer Zeit sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache auf vielen verschiedenen Unterseiten der Webseite im Einsatz, wie z.B. auf der Startseite, der Landing Page für die Jobsuche, dem FAQ oder der Unterseite für Unternehmen. Dank des Chatbots ist Hays in der Lage, das hohe Aufkommen internationaler Bewerbungen automatisiert abzuwickeln und den Kundenservice zu entlasten, ohne dabei die Qualität der Bewerberverwaltung zu mindern.

*Hays x moinAI: Beispiel für einen erfolgreichen Chatbot im Recruiting*

Rund um die Uhr beantwortet der Hays Chatbot nun unter anderem Fragen zu Ansprechpartnern, der Jobsuche, der Registrierung, der Änderung von Nutzerdaten und den Kontaktoptionen. Mithilfe einer Schnittstelle zwischen moinAI und Zendesk ist Hays außerdem in der Lage, eine direkte Chatbot-Mensch-Übergabe vom Chatbot in den Livechat bereitzustellen.

Human Takeover: Die Chatbot-Mensch-Übergabe. Via E-Mail. Via Livechat — *Human Takeover: Die Chatbot-Mensch-Übergabe*

Sie interessieren sich für weitere Chatbot-Beispiele? Auf unseren Übersichtsseiten für Webinare und Case Studies finden Sie noch mehr Chatbot-Use-Cases bekannter und erfolgreicher Marken.

Vorteile von Chatbots im Recruiting

Entlastung des Recruiting-Teams

Recruiter haben durch viele verschiedene Bewerbungsgespräche mit Kandidaten häufig einen straffen Zeitplan sowie den Druck von der Geschäftsführung, qualifiziertes und für die jeweiligen Stellen passendes Personal zu finden. Ein Chatbot kann dabei helfen, das Recruiting-Team zu entlasten und gerade Routineaufgaben, wie z.B. die Terminplanung oder die Beantwortung wiederkehrender Fragen, zu übernehmen. So haben die Personaler mehr Zeit für komplexere und aufwändigere Aufgaben, die persönliches Geschick und Empathie verlangen.

Höhere Bewerberzufriedenheit

Ein einfacher, gut strukturierter, organisierter Bewerbungsprozess kann ein gutes Bild im Kopf bei Bewerbern hinterlassen - ganz gleich, ob diese am Ende auch für den Job eingestellt werden. Gerade in Zeiten, in denen Fachkräftemangel in vielen Sektoren herrscht, ist es essentiell, sich als attraktiven zukünftigen Arbeitgeber zu präsentieren. Ein Chatbot kann dafür sorgen, dass Kandidaten vom ersten Kontaktpunkt bis zum letzten Schritt des Bewerbungsprozesses eine gute Erfahrung machen, indem er 24/7 Fragen beantwortet.

Skalierbares Recruiting

Unabhängig von der Branche eines Unternehmens, kann es immer wieder zu Phasen kommen, in denen besonders viel Personal rekrutiert werden muss.

Sei es saisonbedingt, durch einen Konjunkturaufschwung oder den unglücklichen Zufall, dass mehrere Mitarbeitende das Unternehmen gleichzeitig verlassen. Ein Chatbot arbeitet immer konstant effizient und kann beliebig viele Anfragen auf einmal bearbeiten, sodass ein skalierbares Recruiting möglich ist, ohne dass Abstriche bei der Qualität gemacht werden müssen.

Die Vorteile eines Chatbots: Steigerung der Effizienz, Senkung der Kosten, Optimierung der User Experience, Steigerung der Kundenzufriendenheit, Verbesserte Erreichbarkeit, — *Alle Vorteile von Chatbots im Überblick*

Chancen und Grenzen von Chatbots im Recruiting

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	Chancen	Risiken
1	Verbesserte Markenwahrnehmung: Ein Unternehmen, das Technologien wie Chatbots gezielt und passend einsetzt, um Prozesse zu optimieren, wird in der Regel als innovativ und modern wahrgenommen. Auf diese Weise können Sie also Ihr Markenimage stärken.	Verständnis: Es kann passieren, dass ein Chatbot eine Anfrage nicht auf Anhieb versteht. Für solche Fälle bietet es sich an, einen Human Takeover einzurichten (z.B. per Livechat), also an einen menschlichen Mitarbeiter des Unternehmens zu vermitteln.
2	Zeitersparnis: Dadurch, dass der Chatbot zeitaufwändige Routineaufgaben übernimmt, kann eine Menge Zeit gespart werden. Die freigesetzten Ressourcen können Recruiter stattdessen in andere Aufgaben investieren.	Barrierefreiheit: Nicht jeder Chatbot ist gleichermaßen zugänglich und nutzbar. Testen Sie Chatbots verschiedener Anbieter, um den für Sie passendsten und benutzerfreundlichsten Bot zu finden.
3	Wertvolle Insights: Finden Sie mithilfe des Chatbots mehr darüber heraus, welche Kandidatenprofile sich bei Ihrem Unternehmen bewerben und wie diese Ihr Unternehmen von außen wahrnehmen.	Empathie: Die Bereiche der Personalgewinnung, die Einfühlungsvermögen und Feingefühl erfordern, sollten von dem Recruiting-Team persönlich übernommen werden. Schließlich ist und bleibt ein Chatbot eine Maschine, die den Menschen nicht ersetzen, sondern unterstützen soll.
4	Kostenersparnis: Ein Low- oder No-Code Chatbot ist simpel in der Implementierung und kann bereits nach kürzester Zeit zum Einsatz kommen. Die Zeit- und Ressourceneinsparungen wirken sich hier auch positiv auf die Kostenbilanz aus.	Datenschutz: Chatbots verarbeiten und verwalten teilweise sensible Bewerberdaten. Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Chatbot-Anbieters auf das Stichwort DSGVO-Konformität.

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Datenschutz ist ein wichtiges Thema, das viele Unternehmen im Kontext einer Chatbot-Einführung beschäftigt. Aus diesem Grund haben wir Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Tipps für einen DSGVO-konformen Chatbot zusammengestellt:

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Alle 7 Tipps im Überblick: Das Recht auf Vergessenwerden, das Recht auf Datenauskunft, das Recht auf Berichtigung und Ergänzung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, vollständige Datenschutzerklärung, Serverstandort Deutschland, Einwilligung einholen — *7 Tipps für einen DSGVO-konformen Chatbot*

Weiterführende Informationen zum Thema Chatbots und Datenschutz finden Sie in unserem Lexikon-Artikel Chatbots & Datenschutz: 7 Tipps für einen DSGVO-konformen Chatbot.

Die besten Recruiting-Chatbots

moinAI: Den Chatbot von moinAI gab es schon lange, bevor ChatGPT seine ersten Schritte gemacht hat. ;) moinAIs jahrzehntelange Erfahrung in der KI-Branche spiegelt sich in der Vielseitigkeit und Präzision des KI-Chatbots wider. Dank natürlicher Sprachverarbeitung lernt die Künstliche Intelligenz kontinuierlich weiter und bietet den Nutzern 24/7 automatisierte Antworten auf ihre Fragen. Besonders die hohen Automatisierungsraten (im Durschnitt 72 %), die Branchenvorlagen, eine 1:1 Servicebetreuung und die vielfältigen Anbindungsmöglichkeiten zu anderen Tools zeichnen moinAI aus. So können Sie den Chatbot beispielsweise reibungslos in Ihre jeweilige CRM- oder Recruiting-Software integrieren.
‍Paradox: Paradox ist der Anbieter hinter dem Chatbot Olivia. Olivia hilft Unternehmen dabei, den Rekrutierungsprozess zu automatisieren, indem sie Aufgaben wie das Screening von Kandidaten, das Beantworten von Fragen und die Planung von Interviews übernimmt. Olivia wird von Unternehmen wie McDonald's, Unilever und CVS Health eingesetzt.
‍AllyO: Der AllyO Recruiter unterstützt Bewerber ebenfalls im Bewerbungsprozess, indem er in Echtzeit mit ihnen kommuniziert, Fragen beantwortet und Interviewtermine plant. Zu den Kunden von AllyO gehören Unternehmen wie Hilton, Staples Sporting Goods.

3 Keys to Success

Chatbot-Insights nutzen

Nutzen Sie das Feedback, das Sie von Bewerbern über den Chatbot erhalten, um deren Bedürfnisse besser zu verstehen und Schwachstellen im Recruiting-Prozess zu identifizieren. So optimieren Sie die einzelnen Schritte der Mitarbeitergewinnung kontinuierlich und sorgen dafür, dass Sie genau die Talente rekrutieren, die es in Ihrem Unternehmen braucht.

Schnittstellen mit Recruiting-Tools

Schöpfen Sie das volle Potenzial des Chatbots aus, indem Sie ihn mit Ihren internen Recruiting-Tools verbinden. So gestalten Sie reibungslose Prozesse und eine User Journey, auf der Bewerber von Anfang bis Ende optimal begleitet werden.

Benutzerfreundliche Gestaltung

Die Zufriedenheit der Bewerber mit dem Recruiting-Chatbot steht und fällt mit der Gestaltung und Nutzerfreundlichkeit des Chatbot-Interface. Mithilfe von individuellen Teasern, einem ansprechenden Chat-Widget, einer Chatbot-Persona, die der Corporate Identity entspricht und unkomplizierten Human Takeover-Prozessen sorgen Sie dafür, dass die Nutzer Ihren Recruiting-Chatbots gerne nutzen. Weitere Tipps für einen gelungenen Chatbot-Start erhalten Sie in unserem Lexikon-Artikel Die 5 wichtigsten Tipps für einen erfolgreichen Chatbot.

Fazit

Chatbots im Recruiting finden in vielen verschiedenen Aufgabenfeldern der Personalbeschaffung Anwendung und können maßgeblich dazu beitragen, die Mitarbeitergewinnung zu optimieren. Durch einen benutzerfreundlichen, datenschutz-konformen, vielseitig einsetzbaren Chatbot kann nicht nur das Bewerbererlebnis der Kandidaten verbessert, sondern auch das Recruiting-Team entlastet werden.

Gut zu wissen: Innerhalb der Personalabteilung kann ein Chatbot nicht nur im Recruiting, sondern auch in anderen Bereichen eingesetzt werden, wie z.B. im Mitarbeitermanagement oder in der Weiterbildung.

Hilfreiche Tipps und Praxisbeispiele für den Einsatz eines Chatbots im HR finden Sie in unserem Lexikon-Artikel “Chatbots im HR: So optimiert KI das Personalwesen”. Auf unserer HR-Seite erhalten Sie außerdem Informationen darüber, wie moinAI Ihnen bei der Implementierung eines HR-Chatbots unterstützen kann.