Was ist ein HR-Chatbot?
Bei einem HR-Chatbot handelt es sich um eine Softwareanwendung, die es Bewerber:innen und Mitarbeitenden ermöglicht, menschenähnliche Konversationen über digitale Text- oder Sprachschnittstellen zu führen. Hierbei wird in der Regel zwischen zwei verschiedenen Arten von Chatbots unterschieden:
Regelbasierte Chatbots
Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, stützt sich ein solcher Chatbot auf vordefinierte Regeln, die von Softwareentwickler:innen vorab erstellt und festgelegt werden. Erhält der Chatbot eine Nutzeranfrage, vergleicht er diese mit seinen erlernten Regeln, um eine passende Antwort zu generieren.
KI-basierte Chatbots
Ein KI-basierter Chatbot hingegen funktioniert auf Grundlage maschinellen Lernens und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP). Im Gegensatz zum regelbasierten Chatbot kann ein KI-Chatbot Freitexteingaben von Nutzenden verstehen, aus ihnen lernen und sich somit automatisch weiterentwickeln.
Während regelbasierte Chatbots, auch “Klick-Bots” genannt, eher einfach gestrickt sind und damit recht schnell implementiert werden können, sind KI-Chatbots zwar etwas aufwendiger in der Einführung, können dafür aber deutlich individueller und gezielter auf Nutzeranfragen reagieren. Welche Art von HR-Chatbot der Richtige ist, hängt vor allem vom spezifischen Anwendungsfall ab.
Welche Einsatzbereiche haben Chatbots im Personalwesen?
Der Einsatz eines Chatbots im HR kann in vielen verschiedenen Bereichen hilfreich für die Automatisierung administrativer Aufgaben, die Steigerung der Effizienz sowie die Verbesserung von Benutzererfahrung und Kommunikation sein. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Einsatzgebiete von Chatbots im Personalwesen:
Recruiting und Bewerbermanagement
Chatbots können unter anderem im Bereich Recruiting eingebunden werden, um Bewerber:innen beim Bewerbungsprozess zu unterstützen. So kann der Bot beispielsweise auf Fragen zu offenen Stellenanzeigen reagieren, hilfreiche Informationen zum Unternehmen zur Verfügung stellen oder den Status einer Bewerbung aktualisieren.
Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
Auch im On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen kann der Einsatz eines Chatbots sinnvoll sein. Gerade in der Einarbeitungsphase haben neue Angestellte häufig viele Fragen, sodass der Bot z.B. über Unternehmensrichtlinien, Prozesse, Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten informieren kann. Sollten Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kann der Chatbot ebenfalls nützlich sein, indem er ihnen Fragen zu Abfindungen, Rückgaben von Unternehmenseigentum oder Vertragsinhalten beantwortet.
Mitarbeitermanagement
Nicht nur in den Phasen des On- und Offboardings, sondern auch zwischendurch können im Arbeitsalltag immer wieder Fragen bei den Arbeitnehmer:innen aufkommen. Sei es zu Themen wie Urlaub, Gehalt und Leistungen oder zu Versicherungen und Personalrichtlinien - der Bot kann Fragen und Anträge beantworten und so das Personal im HR entlasten. In diesem Kontext wäre der Einsatz eines Chatbots auch für die Leistungsbewertung von Mitarbeiter:innen denkbar, beispielsweise um Erinnerungen für anstehende Performance Reviews zu schicken oder Fragen zu Zielsetzungen, Feedback und Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen zu beantworten.
Schulung und Weiterbildung
Ein wichtige Aufgabe im Personalwesen ist es, dafür zu sorgen, dass die Arbeitnehmer:innen sich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln und ihre Kompetenzen erweitern können. In diesem Bereich können sich bei den Mitarbeitenden zum Beispiel Fragen zu Schulungsprogrammen, der beruflichen Weiterentwicklung oder Weiterbildungsveranstaltungen ergeben, auf die der Bot reagieren kann.
Wie deutlich wird, sind die Einsatzmöglichkeiten eines HR-Chatbots vielfältig und bieten Personalabteilung wie (potenziellen) Mitarbeitenden gleichermaßen viele Vorteile. Welchen Unternehmen die erfolgreiche Integration und Nutzung eines Chatbots im HR bereits gelungen ist, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Anwendungsbeispiele von Chatbots im HR
Diese Firmen setzen Chatbots bereits im HR ein
Oft denkt man bei Anwendungsfällen von Chatbots an die klassischen Einsatzbereiche, wie z.B. Kundenservice, Sales und Marketing. Dass sich der Einsatz eines Bots auch im HR lohnt, zeigen unter anderem international bekannte Firmen wie Unilever und Accenture.
Unilever, eine multinationale Firma für Verbrauchsgüter, hat ihren Chatbot “Unabot” unter anderem eingeführt, um das hohe Bewerberaufkommen besser zu verwalten: Pro Jahr erhält Unilever nämlich knapp zwei Millionen Bewerbungen für 12.000 verschiedene Jobs. Nun wurde ein Großteil des Bewerbungsprozesses durch den Chatbot automatisiert: Bewerber durchlaufen zunächst einige Online-Simulationen und führen dann eine Reihe von Online-Interviews mit virtuellen Avataren von Führungskräften des Unternehmens. Nach erfolgreicher Durchführung der Online-Etappen gibt es dann ein persönliches Gespräch mit den Führungskräften im Discovery Centre von Unilever. Dank der Digitalisierung des Recruiting-Prozesses wird das Personalteam maßgeblich entlastet und kann die gesparte Zeit effizienter für andere Aufgaben nutzen. Gleichzeitig kann trotzdem eine hohe Qualität der Bewerber:innen aufrechterhalten werden.
Auch Accenture, einer der weltweit größten Dienstleister für Unternehmens- und Strategieberatung, hat an seinem Standort Indien erfolgreich einen Chatbot im HR eingeführt. Der sogenannte Digital People Adviser, kurz DiPA, unterstützt vor allem Mitarbeitende in der Onboarding-Phase, indem er ihnen z.B. Fragen zu Accenture im Bereich HR, IT oder Recht beantwortet. Der Chatbot verwendet künstliche Intelligenz, um personalisierte Antworten bereitzustellen und die Benutzererfahrung zu verbessern.
Konkreter Praxisfall von moinAI: ELA Container
Ein weiteres Praxisbeispiel eines Unternehmens, das einen KI-Chatbot im Personalwesen einsetzt und damit vielversprechende Ergebnisse erzielt, ist ELA Container. Der international agierende Anbieter hochwertiger und flexibler Raummodule beschäftigt alleine in Deutschland 900 Mitarbeitende. Seit Januar 2023 nutzt ELA Container auf der Karriereseite moinAIs KI-Chatbot-Lösung, um potenziellen Bewerber:innen und bestehenden Mitarbeiter:innen häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Themen, zu denen der Bot auf Englisch oder Deutsch Fragen beantwortet, sind z.B.:
- die Arbeitszeiten,
- der Bewerbungsprozess,
- der Anspruch auf einen Firmenwagen,
- die Möglichkeit eines Praktikums oder eines dualen Studiums,
- der Ablauf eines Vorstellungsgesprächs,
- die Benefits oder
- die Option, bei ELA Container in Teilzeit zu arbeiten.
Eine beispielhafte Konversation mit moinAIs Chatbot auf der Karriereseite von ELA Container könnte wie folgt aussehen:
Dank des Chatbot-Einsatzes konnte ELA Container 89% der Anfragen automatisieren und somit für deutlich mehr Effizienz im HR sorgen. Auch bei den Nutzer:innen kommt der Chatbot gut an: 75% der Antworten des Chatbots werden als positiv bewertet.
Chancen und Risiken von Chatbots im HR
Chancen
Entlastung der Personalabteilung
Ein Job als Personaler:in kann manchmal ein herausfordernder Balanceakt sein: So müssen auf der einen Seite wichtige Unternehmensziele erreicht und zahlreiche administrative Aufgaben erledigt werden. Auf der anderen Seite dürfen Mitarbeiterbedürfnisse und zwischenmenschliche Beziehungen nicht zu kurz kommen. Die Tatsache, dass HR-Chatbots wiederkehrende Fragen von Mitarbeitenden und Bewerber:innen beantworten können, führt dazu, dass die Personalabteilung Zeit spart, sich auf komplexere Aufgabenbereiche konzentrieren kann und somit entlastet wird.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Chatbots sind im Gegensatz zu Mitarbeitenden des HR-Teams rund um die Uhr verfügbar und können deshalb jederzeit ortsunabhängig Unterstützung bieten. Wird ein:e Angestellte:r beispielsweise an einem Sonntag krank und ist sich nicht sicher, wie die genauen Richtlinien für krankheitsbedingte Abwesenheit lauten, kann einfach der HR-Chatbot befragt werden.
Optimierung der HR-Prozesse
Durch die Analyse der Interaktionen mit dem Chatbot erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in die häufigsten Fragen, Herausforderungen und Bedürfnisse der Angestellten. Dadurch können HR-Richtlinien und -Prozesse stetig angepasst und verbessert werden.
Risiken
Datenschutz und -sicherheit
HR-Themen und -Fragen, wie z.B. im Bereich Schwangerschaft oder Gehalt, sind zum Teil vertraulich und höchst sensibel. Es empfiehlt sich deshalb, den Chatbot vorwiegend für allgemeine Themen zu nutzen und individuelle Angelegenheiten nach wie vor persönlich mit dem HR-Team zu besprechen.
Mangelnde Akzeptanz
Wie immer gilt die goldene Regel “Communication is key”: Wenn im Unternehmen nicht klar kommuniziert wird, für welche Zwecke ein Chatbot genutzt wird, kann seitens der Mitarbeitenden Skepsis entstehen. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen wir vor Implementierung des Chatbots, den spezifischen Anwendungsfall genau zu definieren und diesen transparent im Unternehmen zu kommunizieren.
Fehlende Menschlichkeit
Ein Chatbot ist nicht dafür gedacht, Personaler:innen zu ersetzen, sondern diese lediglich in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Alle Aufgaben, die Menschlichkeit, Empathie und Einfühlungsvermögen fordern, sollten deshalb nach wie vor von dem HR-Team erledigt werden. Der Einsatz des Chatbots eignet sich hingegen immer dann, wenn allgemeine, wiederkehrende Fragen beantwortet werden müssen.
Sind Chatbots die besseren Recruiter?
Nein, Chatbots sind nicht die besseren Recruiter.
Chatbots stellen im Bereich Rekrutierung eine wertvolle Ergänzung dar, beispielsweise um Routineaufgaben zu automatisieren und HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Sie können und sollen menschliche Recruiter hingegen nicht ersetzen. Insbesondere wenn es um Soft Skills und zwischenmenschliche Interaktionen geht, ist die Expertise eines Personalers bzw. einer Personalerin gefragt. Ideal ist deshalb eine Kombination aus Technologie und Mensch, um die Stärken beider zu nutzen.
4 Tipps für Chatbots im HR
Klare Zielsetzung
Unabhängig davon, welches Tool man implementiert, ist es immer wichtig, vorab die Erwartungen und Ziele festzulegen. Hierbei sollte man sich die Frage stellen, in welchen Bereichen die neue Technologie eingesetzt werden soll und welchen Effekt sie erzielen soll. Im HR kann ein Chatbot zum Beispiel konkret für das On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen genutzt werden. Der Chatbot wird dann speziell auf Fragen, die in diesen spezifischen Themenbereichen aufkommen, trainiert. Einige Zeit nach der Implementierung kann dann beispielsweise mithilfe von Umfragen gemessen werden, ob sich dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert hat.
Anpassung an das Unternehmen
Identifizieren Sie die spezifischen Herausforderungen, mit denen die Personalabteilung Ihres Unternehmens konfrontiert wird und passen Sie Ihren Chatbot individuell daran an. Bei einem Chatbot gibt es keine “Allrounder”-Lösung, die für alle Firmen gleich funktioniert, sondern sie muss klar auf die Bedürfnisse des Unternehmens, seiner Mitarbeitenden und potenziellen Bewerber:innen zugeschnitten sein, um Mehrwert schaffen zu können.
Kommunikation und Transparenz
Damit der HR-Chatbot für die gewünschten Ergebnisse sorgt, ist es von hoher Bedeutung, unternehmensintern zu kommunizieren, wofür der Bot eingesetzt wird und wie er funktioniert. Hierfür bietet es sich an, das Personal gezielt zu schulen und wichtiges Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Gerade beim Thema Datenschutz und Datensicherheit sollte von Anfang an Transparenz geschaffen werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in den Chatbot zu stärken und die Chatbot-Akzeptanz zu fördern.
Kontinuierliche Verbesserung
Die Konversationen, die der Chatbot mit Nutzer:innen führt, geben Aufschluss darüber, welche Fragen und Herausforderungen Ihre (potenziellen) Mitarbeiter:innen beschäftigen. Nutzen Sie dieses Wissen, um Ihre HR-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.
Die besten Anbieter für HR-Chatbots
moinAI
Der Chatbot von moinAI, der auf dem neuesten Sprachmodell GPT-4 basiert, ist aufgrund seiner flexiblen Technologie vielfältig einsetzbar. Im Bereich HR kann der KI-basierte Bot unabhängig von der Branche sowohl im Recruiting, Bewerber- und Mitarbeitermanagement als auch für Onboarding, Offboarding und Schulungen genutzt werden. Da der Chatbot auf künstlicher Intelligenz basiert und natürliche Sprachverarbeitung nutzt, erweitert er stetig sein Wissen und kann Mitarbeitenden deshalb individuelle Antworten auf ihre Fragen bieten. moinAIs Chatbot-Lösung sorgt im Durchschnitt für 72% automatisierte Konversationen und kann damit maßgeblich zur Digitalisierung von HR-Prozessen beitragen. Praktische Funktionen von moinAI sind unbegrenzte Unterhaltungen, Branchenvorlagen und die Anbindungsmöglichkeit zu anderen Kanälen, wie z.B. Live-Chat oder E-Mail.
Haufe HR Assistant
Der Haufe HR Assistent ist ein Tool der Haufe Gruppe, das primär dafür gedacht ist, Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen. Angestellte können mithilfe des HR Assistant beispielsweise auf personenbezogene Informationen, wie z.B. Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und Schulungsunterlagen, zugreifen. Der Haufe HR Assistant kann in Microsoft Teams integriert werden, damit Mitarbeitende ihre Anfragen unkompliziert stellen können. Eine kostenlose (Test-)Version des HR-Chatbots ist allerdings nicht verfügbar und es werden keine Preisinformationen auf der Webseite des Anbieters bereitgestellt.
Dialogbird
Ein weiterer Anbieter von Chatbots für Human Resources ist Dialogbird. Dieser kann dabei helfen, die Automatisierung von Personalprozessen voranzutreiben und somit die Personalabteilung zu entlasten. Das HR-Tool kann unter anderem im Bereich Recruiting, Onboarding, Employment oder Offboarding eingesetzt werden. Die Funktion “Redaktionstool” des Chatbots, mithilfe derer die Personalabteilung Inhalte selbständig erstellen und pflegen kann, kann im Rahmen eines Testzugangs ausprobiert werden. Darüber, ob der Chatbot auf künstlicher Intelligenz basiert oder nicht, stellt Dialogbird auf seiner Webseite keine Informationen bereit. Die Software ist ab 249€ monatlich nutzbar.
Fazit
Dass der Einsatz eines Chatbots im HR zahlreiche Vorteile bringt, zeigt nicht nur die Theorie, sondern auch die Praxis. Immer mehr Firmen, darunter erfolgreiche Unternehmen wie Unilever, Accenture und ELA Container, unterstützen und entlasten ihre Personalabteilung mit einem Chatbot, optimieren ihre HR-Prozesse und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Überzeugen Sie sich selbst von dem Mehrwert eines KI-Chatbots im HR und Recruiting:
