Definition: Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein digitales Archiv, das systematisch Informationen speichert und organisiert. Diese Informationen können in Form von Texten, Bildern, Videos oder anderen Multimedia-Inhalten vorliegen.
Das Ziel einer Wissensdatenbank ist es, Wissen leicht zugänglich und nutzbar zu machen. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine riesige Bibliothek. Aber anstatt stundenlang nach dem richtigen Buch zu suchen, können Sie einfach ein paar Schlüsselwörter eingeben und erhalten sofort die benötigten Informationen – genau das macht eine Wissensdatenbank möglich.
Das ist sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter praktisch, die schnelle und präzise Antworten auf ihre Fragen suchen.
Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz?
Viele moderne Wissensdatenbanken basieren heute auf Künstlicher Intelligenz (KI). Mit KI werden Informationen noch schneller und effizienter bereitgestellt. KI-basierte Systeme schlagen automatisch relevante Inhalte vor und generieren personalisierte Antworten, was die Nutzererfahrung erheblich verbessert.
Eine besondere Rolle spielen dabei Chatbots, die gleichzeitig als Wissensdatenbank dienen können und so Nutzern in Echtzeit helfen. Dazu mehr in diesem Artikel.
Warum ist eine Wissensdatenbank wichtig?
Eine Wissensdatenbank ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen, da sie zahlreiche Vorteile bietet.
In erster Linie hilft sie dabei, das vorhandene Wissen im Unternehmen zu zentralisieren und zugänglich zu machen. Das ist gerade in großen Unternehmen wichtig, wo Informationen oft verteilt und schwer auffindbar sein können. Doch die Vorteile gehen noch weit über die reine Informationsbereitstellung hinaus:
Effizienzsteigerung und Produktivitätsgewinn
Indem sie eine zentrale Anlaufstelle für Informationen haben, arbeiten Mitarbeiter schneller und effizienter. Sie können direkt auf die Wissensdatenbank zugreifen und sofort die gewünschten Informationen finden, anstatt lange nach benötigten Daten zu suchen oder auf Antworten von Kollegen zu warten.
Unterstützung bei der Entscheidungsfindung
Führungskräften und Mitarbeitern steht mit einer gut gepflegten Datenbank eine breite Palette an Informationen zur Verfügung, die ihnen hilft, informierte Entscheidungen zu treffen. Damit verbessert eine Wissensdatenbank die Qualität der Entscheidungen in Organisationen.
Verbesserung der Qualität des Kundenservice
Für den Kundenservice ist eine Wissensdatenbank von unschätzbarem Wert. Service-Mitarbeiter können schnell auf Lösungen für häufige Probleme zugreifen und so die Antwortzeiten verkürzen. Das Ergebnis? Eine höhere Kundenzufriedenheit und eine gestärkte Kundenbindung. Außerdem finden Kunden durch eine öffentliche Wissensdatenbank oft selbst Antworten auf ihre Fragen. Das reduziert die Anzahl der Supportanfragen.
Unterstützung beim Onboarding
Mit einer Wissensdatenbank sind neue Mitarbeiter oft schneller eingearbeitet, da sie Zugang zu einer Fülle von Informationen haben, die ihnen in ihrer ersten Zeit helfen.
Förderung des Wissenstransfers
Eine Wissensdatenbank kann den Austausch von Best-Practices und Erfahrungen zwischen den Mitarbeitern anregen. Das bedeutet, dass sich auch die Arbeitsprozesse kontinuierlich verbessern.
Langfristige Wissensbewahrung
Mitarbeiter kommen und gehen, aber eine Wissensdatenbank stellt sicher, dass das wertvolle Wissen, das sie im Laufe der Zeit aufgebaut haben, nicht verloren geht. Sie sehen: Eine Wissensdatenbank kann also ganz verschiedene Rollen in Unternehmen einnehmen:
- Zentrale Informationsquelle
- Einarbeitungstool
- Kunden-Support
- Mitarbeiter-Unterstützung
- Entscheidungshilfe
Was muss eine Wissensdatenbank können?
Damit eine Wissensdatenbank auch ihr volles Potenzial entfalten kann, sollte sie folgende Anforderungen erfüllen:
5 konkrete Beispiele von Wissensdatenbanken in Unternehmen
Viele Unternehmen haben die Vorteile von Wissensdatenbanken erkannt und erfolgreich implementiert. Wir haben einige konkrete Beispiele für Sie:
Fressnapf
Fressnapf, Europas führender Fachhändler für Tiernahrung und -zubehör, nutzt den KI-Chatbot von moinAI als innovative Wissensdatenbank. Alle wichtigen Informationen liegen im Backend des Chatbots. Wissen die Mitarbeiter im Kundenservice etwas nicht, dann schauen Sie beim digitalen Helfer nach.
Was macht die Wissensdatenbank aus?
- Nutzung des moinAI-Chatbots als interne Wissensdatenbank für Mitarbeiter im Kundenservice
- KI-gestützte Hilfe bei der Suche nach Informationen
- Benutzeroberfläche des Chats dient als Suchleiste, alternativ auch das UX-optimierte Backend in dem die Informationen in Themen-Formaten aufbereitet sind
- Schneller und zuverlässiger Zugriff auf umfangreiches Wissen
- Erhöhung der Effizienz und Kundenzufriedenheit
„Selbst unsere Customer Care Mitarbeiter:innen nutzen inzwischen den Chatbot als Wissensdatenbank, da sie ja auch nicht alles wissen.” - Fressnapf
Canva
Canva, ein beliebtes Design-Tool, betreibt ein umfangreiches Hilfecenter als Wissensdatenbank für Kunden. Dieses bietet eine umfassende Liste von Themen und Ressourcen, die Nutzern bei ihren Entwürfen helfen.
Was macht die Wissensdatenbank aus?
- Interaktive Suchleiste mit Vorschlägen während des Eintippens
- Prägnante und detaillierte Support-Artikel
- Mehrsprachig und benutzerfreundlich
- Gut organisierte Kategorien und Unterkategorien
Mailchimp
Mailchimp, eine Automatisierungsplattform für Marketing und E-Mail-Marketing-Dienstleistungen, setzt auf eine leistungsstarke Wissensdatenbank, um Kunden zu helfen, ihre Marketingaktivitäten effizient zu verwalten. Diese Wissensdatenbank ist gut gestaltet und bietet eine intuitive Suchleiste.
Was macht die Wissensdatenbank aus?
- Abschnitt mit beliebten Tutorials und Anleitungen
- Multimediale Inhalte wie Video-Tutorials
- Detaillierte Anleitungen und Tipps zu wichtigen Oberthemen
Adobe
Adobe, ein führender Anbieter von Kreativ-Software, betreibt ein umfangreiches Help Center als Wissensdatenbank. Das Center bietet Nutzern Unterstützung für alle Adobe-Produkte und ist bekannt für ihre umfassenden und detaillierten Ressourcen.
Was macht die Wissensdatenbank aus?
- Interaktive Suchleiste für schnellen Zugriff auf benötigte Informationen
- Umfangreiche Sammlung von Tutorials, FAQs und Support-Artikeln
- Benutzerfreundliche Oberfläche mit klaren Kategorien und Unterkategorien
- Direkte Links zu beliebten Artikeln und Ressourcen
Diese Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Wissensdatenbanken in Unternehmen genutzt werden können. Besonders die Integration von KI und Chatbots, wie das Beispiel von Fressnapf, birgt noch viel Potenzial für dieses Feld.
Wissensdatenbank anlegen: Die 9 Schritte zur Wissensdatenbank
Wenn Sie eine Wissensdatenbank in Ihrem Unternehmen etablieren möchten, können Sie sich an diesen Schritten orientieren:
1. Verantwortlichkeiten festlegen
Benennen Sie ein Team oder bestimmte Mitarbeiter, die für die Erstellung und Pflege der Wissensdatenbank verantwortlich sind. Definieren Sie klare Rollen und Zuständigkeiten. Schulen Sie Ihr Team ggf. in der Nutzung des Wissensdatenbanksystems und der Erstellung von Inhalten.
2. Häufige Fragen und Probleme ermitteln
Analysieren Sie bestehende Kundeninteraktionen, um häufig gestellte Fragen und Problemstellungen zu identifizieren. Dies funktioniert beispielsweise, indem sie das Service- und Helpdesk-Team interviewen, auswerten, welche Suchbegriffe auf der Website genutzt werden, zu welchen Themen der Chatbot gefragt wird, etc. Die populärsten Fragestellungen dienen als Ausgangspunkt für die Inhalte Ihrer Wissensdatenbank.
3. Struktur schaffen
Strukturieren Sie die gesammelten Informationen und ordnen Sie sie in logische Kategorien und Themenbereiche. An dieser Stelle sollte das Wort „Informationsarchitektur“ fallen. Manchmal fällt es gar nicht leicht, Informationen kategorisch sinnvoll zu sortieren.
4. Wissensdatenbanksystem auswählen
Wählen Sie ein geeignetes Wissensdatenbanksystem, das Ihren Anforderungen entspricht und mit dem Sie Ihre Inhalte einfach verwalten und aktualisieren können. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Integrationsmöglichkeiten.
5. Redaktionelle Richtlinien
Entwickeln Sie redaktionelle Richtlinien und Standards für Sprache, Stil, Formatierung und Tonfall der Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank. Damit stellen Sie sicher, dass der Content einheitlich und professionell ist.
6. Content sammeln und produzieren
Sammeln Sie vorhandene Materialien wie Produktbeschreibungen, Handbücher und FAQs. Erstellen Sie bei Bedarf ergänzende Inhalte, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen.
7. SEO-Optimierung
Optimieren Sie die Inhalte für Suchmaschinen, um die Sichtbarkeit Ihrer Wissensdatenbank zu verbessern. Verwenden Sie dazu relevante Keywords in Ihren Artikeln und strukturieren Sie Ihre Inhalte mit Überschriften, Absätzen und Listen.
8. Inhalte testen und veröffentlichen
Überprüfen Sie die Qualität und Genauigkeit Ihrer Inhalte durch Tests und Feedbackrunden. Stellen Sie sicher, dass die Informationen verständlich und relevant sind.
9. Wissensdatenbank up-to-date halten
Fügen Sie kontinuierlich neue Informationen hinzu, aktualisieren Sie vorhandene Inhalte und reagieren Sie auf Feedback von Kunden und Mitarbeitern. So bleibt die Wissensdatenbank immer auf dem neuesten Stand und bietet einen Mehrwert für die Nutzer.
moinAI: Ein KI-Chatbot und Produktberater als Wissensdatenbank
Der KI-Chatbot und Product Advisor von moinAI können gleichzeitig als leistungsstarke Wissensdatenbank fungieren. Diese Datenbank wird im Hub bzw. Backend des Chatbots verwaltet und bietet Unternehmen eine flexible und benutzerfreundliche Lösung, um ihre Informationen zu sammeln (sowohl intern als extern).
- Der KI-Chatbot greift auf die umfassenden Informationen im Hub zu, um Nutzern schnelle und präzise Antworten zu liefern.
- Der moinAI Product Advisor nutzt eine spezielle Produkt-Wissensdatenbank, um maßgeschneiderte Produktempfehlungen und Dienstleistungen anzubieten.
- Unternehmen können Wissen und Informationen über Schnittstellen, manuelle Eingaben oder durch das Hochladen von PDFs unkompliziert ins Backend integrieren.
- Die Wissensdatenbank lässt sich mühelos aktualisieren, sodass immer die neuesten und relevantesten Informationen bereitstehen.
- Das ermöglicht eine nahtlose Integration und effiziente Nutzung der gesammelten Unternehmensdaten.
- Alle wichtigen Funktionen für den Kundensupport sind so an einem Ort vereint. Das steigert die Effizienz und bietet Kunden ein erstklassiges Erlebnis.
Durch diese vielseitigen Funktionen ist moinAI ein starkes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Wissensdaten optimal verwalten möchten. Sie möchten die KI-Wissensdatenbank nutzen? Kontaktieren Sie uns einfach per Chat!
