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Definition: Was ist Kundenservice-Software?
Kundenservice-Software ist ein digitales Tool, das Unternehmen hilft, ihren Kunden einen schnellen und effizienten Support zu bieten und das über alle Phasen hinweg – vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Betreuung. Dabei bieten unterschiedliche Anbieter verschiedene Lösungen an – von Software, die alle Anfragen aus E-Mail, Chat, Telefon oder Social Media in einer zentralen Inbox bündelt, bis hin zu Tools, die sich auf bestimmte Kanäle oder Funktionen konzentrieren. Je nach Bedarf des Unternehmens kann beides sehr hilfreich sein.
Moderne Lösungen können aber weit mehr als nur Tickets verwalten. Dank Automatisierungen und KI-Unterstützung lassen sich Standardanfragen schnell mit Chatbots oder automatischen Antwort-Vorschlägen lösen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende auf die wirklich kniffligen Fälle konzentrieren können.
Kunden können außerdem nahtlos über verschiedene Kanäle hinweg betreut werden – egal ob per Live-Chat, Messenger oder klassisch am Telefon. Und weil die meisten Systeme skalierbar sind, wachsen sie einfach mit dem Unternehmen mit. Ob kleines Start-up oder großer Konzern – mit der richtigen Software bleibt der Kundenservice effizient und flexibel.
Die besten 9 Anbieter für Kundenservice-Software
Kein langes Suchen, sondern direkt alles auf einen Blick. In der folgenden Tabelle sind die 10 besten Anbieter im direkten Vergleich aufgeführt. Damit es fair bleibt, wurde jeweils die günstigste kostenpflichtige Version betrachtet.
Erklärungen der einzelnen Kategorien
KI-Anteil: Hier geht’s darum, wie viel künstliche Intelligenz in der jeweiligen Software steckt. Als Erinnerung, es wird immer die günstigste Version verglichen.
Omnichannel-Kommunikation: Kommen alle Anfragen aus verschiedenen Kanälen wie E-Mail, Chat oder Social Media an einem Ort zusammen?
Datenanalyse-Tools: Bietet die Software Tools, mit denen Unternehmen erkennen können, was schon gut läuft und wo noch Verbesserungspotenzial besteht?
DSGVO-konform: Hält die Software alle Datenschutzvorgaben ein, vor allem die DSGVO?
Support seitens des Anbieters: Welche Art Support gibt es seitens des Anbieters? Wie bekomme ich Hilfe, wenn’s nötig ist?
Inklusive KI-Chatbot: Ist der KI-Chatbot bereits enthalten? Oder muss er als Add-On hinzugebucht werden oder ist er zum Beispiel nur in den teureren Versionen verfügbar?
Integrationen: Kann die Software mit anderen Systemen verbunden werden?
Add-On: KI-Produktberater: Gibt’s ein Extra-Feature “KI-Produktberater”, der den Verkaufsprozess zusätzlich unterstützen kann?
Anzahl 5-Sterne OMR-Reviews: Wie viele 5-Sterne-Bewertungen gibt’s auf OMR-Reviews?
Preis pro Monat: Was kostet die Software im Monat, wenn man sich für die günstigste Version entscheidet?
Am besten geeignet für: Für welche Unternehmensgröße ist die Software am besten geeignet?
Die einzelnen Anbieter im Fokus
1. moinAI
moinAI ist eine Plattform für automatisierte Kundenkommunikation, die Unternehmen dabei unterstützt, Anfragen effizient zu bearbeiten. Der KI-Chatbot beantwortet wiederkehrende Fragen rund um die Uhr und kann bei Bedarf Gespräche per Live-Chat an Mitarbeitende weiterleiten.
Ein zentrales Element sind die AI Agents – spezialisierte KI-Assistenten, die bestimmte Prozesse im Kundenservice übernehmen. Sie unterstützen beispielsweise bei Bestell- oder Vertragsabwicklungen, Terminbuchungen oder der Erfassung von Kundendaten. So lassen sich wiederkehrende Aufgaben gezielt automatisieren, während komplexere Anliegen weiterhin von menschlichen Mitarbeitern bearbeitet werden können.
Neben der Automatisierung von Supportanfragen bietet moinAI eine DSGVO-konforme KI-Technologie, eine einfache Implementierung und verschiedene Integrationen, um sich nahtlos in bestehende Systeme einzufügen. Mit Funktionen wie mehrsprachiger Kommunikation, Lead-Generierung und individuellen Anpassungsmöglichkeiten eignet sich moinAI für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen.
*Quelle: OMR-Reviews
2. Zendesk Support Suite
Die Zendesk Support Suite ist eine benutzerfreundliche Lösung für den Kundenservice, die sich nahtlos an das Wachstum eines Unternehmens anpassen soll. Sie bietet eine zentrale Plattform, auf der Support-Mitarbeiter über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon, SMS, Live-Chat und soziale Medien kommunizieren können – alles an einem Ort.
Das zentrale Element der Suite ist ein leistungsstarkes Ticketing-System, das dabei hilft, Anfragen zu verfolgen, zu priorisieren und effizient zu lösen. Zudem bietet Zendesk ein Help Center, das eine Wissensdatenbank und Community-Foren umfasst, um die Selbsthilfe der Kunden zu fördern. Ergänzt wird das Angebot durch Reporting- und Analysetools, die eine kontinuierliche Optimierung der Kundenservice-Performance ermöglichen.
*Quelle: OMR-Reviews
3. Salesforce Service Cloud
Die Salesforce Service Cloud ist eine cloudbasierte Lösung, die den Kundenservice verbessert und die Kundenbindung stärkt. Sie bietet Unternehmen jeder Größe ein umfassendes Set an Werkzeugen, um die Effizienz der Agenten, die Kundenzufriedenheit und die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Zu den Hauptfunktionen gehören Omnichannel-Kommunikation, KI-unterstütztes Ticketing und Automatisierungen, ein Self-Service-Portal und die Integration von Echtzeitdaten. So können Unternehmen personalisierten und effizienten Support auf verschiedenen Kanälen bieten. Die Service Cloud bietet auch intelligente Callcenter-Software und ein effizientes Field Service Management, was sie zu einer flexiblen Lösung für Büro- und Außendienstteams macht. Mit leistungsstarken Analysetools können Unternehmen ihre Leistung messen, den Service verbessern und Kundeninteraktionen für langfristigen Erfolg optimieren.
*Quelle: OMR-Reviews
4. Userlike Chat Software
Userlike ist eine Live-Chat-Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Kundenkommunikation zu verbessern. Sie bietet Funktionen wie Sprach- und Videoanrufe, Live-Übersetzungen und eine zentrale Messaging-Inbox für verschiedene Kanäle wie WhatsApp, Instagram und E-Mail. Das Tool lässt sich einfach integrieren und anpassen und unterstützt in teureren Abos Automatisierungen durch z.B. KI-Chatbots.
Darüber hinaus ist Userlike DSGVO-konform und wird wie moinAI in Deutschland entwickelt und gehostet. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und ermöglicht eine effiziente Kommunikation mit Kunden über verschiedene Kanäle hinweg.
*Quelle: OMR-Reviews
5. Freshdesk
Freshdesk ist eine Software von freshworks für den Kundenservice und Support, die Unternehmen dabei unterstützt, Anfragen zu verwalten und den Arbeitsalltag von Support-Teams zu organisieren. Sie bietet Funktionen wie ein Ticketing-System, Automatisierungen für wiederkehrende Prozesse und eine Wissensdatenbank für Self-Service-Angebote.
Dank KI-Unterstützung lassen sich Anfragen strukturieren und effizienter bearbeiten. Die Plattform ermöglicht zudem die Zusammenarbeit im Team und die Integration mit anderen Tools. Freshdesk ist für Unternehmen unterschiedlicher Größen einsetzbar und unterstützt die Verwaltung mehrerer Kommunikationskanäle in einer zentralen Umgebung.
*Quelle: OMR-Reviews
6. Hubspot Service Hub
HubSpot Service Hub ist eine Software für den Kundenservice, die Unternehmen dabei unterstützt, Anfragen zu verwalten, den Support zu organisieren und Kundenbeziehungen zu pflegen. Als Teil der HubSpot-Plattform kann sie mit anderen Bereichen wie Marketing, Vertrieb und Content-Management verknüpft werden.
Zu den Funktionen gehören ein Ticketing-System, eine Wissensdatenbank für Self-Service-Angebote, Omni-Channel-Messaging sowie Tools für Feedback-Management und Service-Analysen. KI-gestützte Features wie der “Breeze Customer Agent“ unterstützen sowohl Kunden als auch Service-Teams bei der Bearbeitung von Anfragen.
*Quelle: OMR-Reviews
7. Parloa
Parloa ist eine Plattform für das Management von AI-Agents, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundeninteraktionen zu automatisieren. Der Fokus liegt auf dem Einsatz autonomer AI-Agents, insbesondere für den telefonischen Kundenservice, aber auch für andere Kanäle wie Chat oder Messenger.
Die Plattform bietet Funktionen zur Qualitätssicherung, Echtzeit-Übersetzung und nahtlosen Integration in bestehende Unternehmenssysteme. Zudem nutzt Parloa KI-gestützte Spracherkennung und generative KI, um Gespräche natürlicher und effizienter zu gestalten.
*Quelle: OMR-Reviews
8. Zoho Desk
Zoho Desk ist eine Support-Software, die Unternehmen hilft, ihren Kundenservice effizient zu gestalten. Die Plattform ermöglicht die Verwaltung von Support-Tickets, die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung von Self-Service-Optionen für Kunden.
Mit Funktionen wie Omnichannel-Support und integrierten Analysen bietet Zoho Desk eine flexible Lösung für Unternehmen jeder Größe. Die Software lässt sich problemlos in andere Anwendungen integrieren und bietet mobile Apps für eine einfache Nutzung unterwegs. Zoho Desk legt außerdem großen Wert auf Datenschutz und einfache Implementierung.
*Quelle: OMR-Reviews
9. SuperOffice
SuperOffice ist eine CRM-Plattform, die darauf abzielt, Unternehmen dabei zu unterstützen, eine nachhaltige Kundenbeziehung aufzubauen. Sie bietet eine zentrale Lösung, um Vertrieb, Marketing und Kundenservice miteinander zu verbinden und so die Zusammenarbeit zu fördern.
Mit Funktionen wie KI-gestützten Tools, personalisierten Dashboards und umfangreichen Integrationsmöglichkeiten hilft SuperOffice, alle Kundeninteraktionen an einem Ort zu bündeln. Die cloudbasierte Lösung bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und hohe Datensicherheit, sodass Unternehmen ihre Prozesse effektiv und datengestützt optimieren können.
*Quelle: OMR-Reviews
Vorteile von Kundenservice-Software
Eine gute Kundenservice-Software bringt nicht nur Struktur, sondern auch mehr Effizienz in den Support-Alltag. Alle Anfragen – egal ob per E-Mail, Chat oder Social Media – landen an einem zentralen Ort. So geht nichts verloren und Kunden bekommen schneller eine Antwort. Automatisierungen, wie das automatische Verteilen von Anfragen oder vorgefertigte Antworten, können dem Team zudem lästige Routineaufgaben abnehmen. Das heißt: Weniger Klicks, mehr Zeit für die wichtigen, komplexen Anliegen.
Ein weiterer Pluspunkt: Kunden müssen sich nicht ständig wiederholen. Weil relevante Daten gespeichert werden, können Support-Teams persönlicher und gezielter antworten. Das macht den Service nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer – für beide Seiten. Und zufriedene Kunden kommen bekanntlich gerne wieder.
Auch Unternehmen profitieren: Viele Softwares liefern hilfreiche Analysen, die zeigen, wo es noch hakt und was schon richtig gut läuft. So kann der Support kontinuierlich verbessert werden.
Neben schnellerem Service stärkt eine gute Software auch die Kundenbindung. Wer eine gute Erfahrung macht, bleibt nicht nur treu, sondern empfiehlt das Unternehmen auch weiter. Und weil die meisten Systeme mitwachsen, passt sich der Support flexibel an – egal, ob Start-up oder großer Konzern.
Mit der richtigen Kundenservice-Software arbeitet das Team also produktiver, Kunden sind zufriedener und der Support läuft runder. Eine echte Win-win-Situation.
Checkliste: Was beachten bei der Auswahl von Kundenservice-Software?
Die Auswahl der richtigen Kundenservice-Software kann schnell unübersichtlich werden – es gibt schließlich unzählige Optionen mit vielen verschiedenen Features. Damit das nicht passiert, sind hier einige Punkte, die bei der Entscheidung helfen können:
- Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können – ohne versteckte Begrenzungen. Besonders im Kundenservice ist es entscheidend, dass eine Lösung nicht zur Kostenfalle wird, nur weil sie erfolgreich genutzt wird. Bei moinAI gibt es deshalb keine Limitierung der Gesprächs-Anzahl – jede Unterhaltung ist inklusive. So kann die Kundenservice Software flexibel skalieren, ohne dass steigender Erfolg zusätzliche Kosten verursacht.
- Sicherheit geht vor: DSGVO-Konformität, regelmäßige Backups und höchste Sicherheitsstandards sollten selbstverständlich sein – so ist es jedenfalls bei moinAI. Als deutsches Unternehmen mit Sitz in Hamburg setzen wir ausschließlich auf europäische Server. Ein Punkt, bei dem viele große US-Anbieter nicht mithalten können. Generell gilt, lieber vorher prüfen, als später Probleme haben.
- Leichter Einstieg dank persönlichem Onboarding: Ein guter Start macht den Unterschied – vor allem bei neuer Software. Bei moinAI gibt’s deshalb keine Hürden, sondern direkte Unterstützung: Das Customer-Success-Team sorgt mit individuellem Onboarding dafür, dass alles von Anfang an reibungslos läuft und perfekt zum eigenen Use-Case passt.
- Budget im Blick behalten: Abo-Preise sind das eine, aber auch versteckte Kosten wie Onboarding-Fees (die es bei moinAI übrigens nicht gibt) und Wartungskosten spielen eine Rolle. Auch die schon erwähnte Preisstruktur – ob Anbieter zum Beispiel pro Unterhaltung abrechnen – sollte im Blick behalten werden. Hier lohnt es sich, genau hinzusehen.
- Einfache Bedienung: Niemand hat Zeit, erst stundenlang ein Handbuch zu wälzen. Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass das Team schnell durchstarten kann. No-Code-Lösungen wie moinAI machen die Einrichtung besonders einfach.
- KI-Features sinnvoll nutzen: Chatbots, automatisierte Antworten oder Stimmungsanalysen können eine echte Unterstützung sein – wenn sie gut umgesetzt sind. Hier sollte geschaut werden, ob die KI wirklich einen Mehrwert bringt. moinAI bietet z.B. verschiedene KI-gestützte Features, wie AI-Agents, Generative KI oder Datenanalyse-Tools, die den Support effizienter machen – ohne den persönlichen Touch zu verlieren.
- Integration mit anderen Tools: Funktioniert das System mit dem CRM, Slack oder anderen Plattformen, die das Unternehmen nutzt? moinAI bietet z.B. zahlreiche Integrationen, die helfen, die Software nahtlos in bestehende Workflows zu integrieren.
Kundenservice-Software: die wichtigsten Trends für 2025
Der Kundenservice entwickelt sich rasant weiter – und 2025 zeichnen sich einige spannende Trends ab, die Unternehmen auf dem Schirm haben sollten. Besonders neue Technologien spielen eine immer größere Rolle, um steigende Kundenerwartungen zu erfüllen.
Ein großes Thema bleibt die intelligente Automatisierung. KI-gestützte Chatbots, generative KI und smarte Assistenten sind längst nicht mehr nur nette Extras, sondern ein fester Bestandteil vieler Kundenservice-Lösungen. Sie helfen dabei, Anfragen schneller zu beantworten, Support-Mitarbeiter zu entlasten und sogar Stimmungen oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
Doch diese Technologien sind nur der Anfang. Immer stärker rücken spezialisierte AI-Agents in den Fokus – smarte Helfer, die eigenständig Aufgaben übernehmen und Prozesse effizienter gestalten. Sie sorgen für präzisere Antworten und können in komplexen Abläufen eigenständig Entscheidungen treffen. Mehr dazu und wie moinAIs AI-Agents genau funktionieren, gibt es in unserem Lexikon-Artikel “Was sind AI-Agents? Ein umfassender Überblick".
Auch Retrieval-Augmented Generation (RAG) gewinnt an Bedeutung: Diese Technologie kombiniert generative KI mit zuverlässigen Datenquellen, um fundierte und aktuelle Antworten zu liefern. Warum das für den Kundenservice so wertvoll ist und wie Unternehmen davon profitieren können, erklären wir im Artikel “Retrieval-Augmented Generation (RAG): der Wissens-Booster für LLMs”.
Omnichannel-Support ist ein weiterer wichtiger Trend. Kunden wechseln mühelos zwischen E-Mail, Chat und Social Media – und erwarten, dass Unternehmen da genauso flexibel sind. Eine gute Kundenservice-Software sorgt dafür, dass all diese Anfragen an einem Ort zusammenlaufen, sodass nichts verloren geht und der Austausch möglichst reibungslos funktioniert.
Die Personalisierung durch KI, auch Hyperpersonalisierung genannt, wird ebenfalls immer wichtiger. Standardisierte Antworten reichen oft nicht mehr aus. Wer seine Kunden individuell anspricht und ihnen maßgeschneiderte Lösungen bietet, sorgt für eine stärkere Bindung und mehr Zufriedenheit.
Ein weiterer spannender Bereich ist der proaktive Kundenservice. Anstatt nur auf Probleme zu reagieren, setzen immer mehr Unternehmen darauf, mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und Lösungen anzubieten, bevor der Kunde sich überhaupt melden muss.
Parallel dazu wachsen die Möglichkeiten für Self-Service-Angebote. Viele Menschen möchten einfache Fragen selbst klären, ohne direkt mit dem Support in Kontakt treten zu müssen. Deshalb werden Wissensdatenbanken, FAQs und Chatbots mit hilfreichen Informationen immer wichtiger.
Trotz aller technologischen Entwicklungen bleibt aber eines unverändert: Persönliche Betreuung bleibt essenziell. Gerade bei komplexen Anliegen oder sensiblen Themen ist der direkte Kontakt zu einem kompetenten Ansprechpartner oft unersetzlich.
Fazit
Die richtige Kundenservice-Software kann den Support nicht nur effizienter, sondern auch kundenfreundlicher machen. Sie hilft dabei, Anfragen strukturiert zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und den Kundenservice an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dabei sollten Unternehmen genau darauf achten, dass die Lösung skalierbar, sicher und einfach zu bedienen ist – und idealerweise moderne Technologien wie KI sinnvoll integriert.
Sie möchten eine KI-gestützte Kundenservice-Software live erleben? Dann testen Sie den moinAI Chatbot als individuellen Prototyp für Ihren Use-Case – einfach URL eingeben und loslegen.
